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TRIBUNA

Invertir en nuevas tecnologías para mantener la conformidad

Por Paz Martos, directora general de Avaya Iberia

El sector financiero siempre ha sido objeto de elevados niveles de regulación debido a la naturaleza sensible de las operaciones de su negocio. En el pasado, los bancos, firmas de inversión y otras organizaciones financieras eran obligadas por ley a mantener un registro detallado en papel y telefónico de todas sus transacciones. Esto no solamente garantizaba que se aplicaban las mejores prácticas, sino que la organización podía probar su conformidad con los estándares siempre y cuando fuera necesario. Sin embargo, a medida que la tecnología iba evolucionado y las operaciones empresariales se volvían digitales, el sector financiero necesitaba asegurar que estas herramientas digitales – incluyendo los correos electrónicos y otras transacciones online – mantenían su conformidad con el ciclo de vida de la información.

A raíz de la crisis financiera, las regulaciones se han vuelto aún más rigurosas en Europa y en todo el mundo. Algunos han argumentado que las organizaciones financieras han operado durante mucho tiempo en los límites de la legalidad y esto, combinado con los altos niveles de impunidad, desembocaron en la desestabilización de la economía en todo el mundo que vivimos durante la crisis y se continúa sintiendo hoy. Es quizás por esta razón por lo que la reforma reguladora está otra vez en la primera página de muchas agendas, tanto políticas como empresariales.

Ya estamos viendo algunos ejemplos de cambios en el entorno regulador en Europa. Por ejemplo, la Autoridad de Servicios Financieros en el Reino Unido ha planificado expedir una nueva ley que extiende el cumplimiento regulador a las aplicaciones móviles y requiere que las organizaciones financieras mantengan un registro de todas las comunicaciones, incluyendo las de los móviles. En el Reino Unido, este cambio es inminente, pero se espera que regulaciones y normativas similares se apliquen igualmente en todo el continente europeo.

Muchas empresas del sector financiero tendrán que adaptarse para garantizar que mantienen el cumplimiento normativo, pero este cambio no implica tener que realizar enormes inversiones en nuevas tecnologías o infraestructuras de comunicaciones.

Una forma sencilla de transformar una red de telefonía móvil en una que pueda ser registrada y grabada es añadir una capa de software, como Session Initiation Protocol (SIP), sobre la infraestructura existente. Desde la perspectiva del cumplimiento, dará servicio a varios propósitos. Permite a las organizaciones grabar fácilmente las llamadas realizadas a y por los teléfonos móviles de los empleados.  En el caso de un conflicto, la organización está protegida puesto que existe un registro preciso de la conversación y podrá ser fácilmente identificada. Además, ayudará a satisfacer la necesidad de la mayor parte de instituciones financieras de contar con un sistema de seguridad elevada en todas las comunicaciones.

SIP puede también brindar a las organizaciones con la capacidad de ampliar su inversión en la infraestructura de red y comunicaciones existente permitiéndoles conectarse a nuevas tecnologías avanzadas sin importar de qué fabricante o proveedor la solución provengan. Muchas compañías de servicios financieros todavía trabajan con redes antiguas, conocidas como sistemas "legacy". Con unos pocos pasos, estos viejos sistemas pueden transportarse al presente y garantizar su futuro, sin necesidad de reemplazar o eliminar los sistemas actuales.

Crucial

Maximizar la vida de las inversiones existentes resulta hoy más crucial que nunca. A medida que salimos de la crisis financiera, la industria está experimentando un periodo de recuperación débil, con lo que cada euro gastado necesita ser cuidadosamente considerado y justificado. Pero el cumplimiento de normativas no es algo opcional. Mientras que los detalles exactos de estas legislaciones no están del todo claros, todas las empresas deberán adaptarse. Afortunadamente, cumplir con los requisitos esperados de la ley no significa realizar un cambio drástico o una inversión enorme.

Por ejemplo, todos sabemos que el protocolo de voz sobre Internet (VoIP) puede reducir los gastos de la empresa permitiendo a los usuarios realizar llamadas por Internet mientras están en la oficina. Pero con SIP, las capacidades de VoIP pueden ampliarse fácilmente a los teléfonos móviles, logrando todavía un mayor ahorro en las empresas. Esto se aplica tanto a las llamadas de móviles internacionales en roaming, como a las llamadas locales. Mediante el uso de SIP, las llamadas de móviles internacionales pueden redirigirse a través de una red de VoIP local corporativa para el grueso del viaje de la llamada – y hacer uso de la red de telefonía móvil más costosa del operador, únicamente en el tramo final de dicha llamada. Para las organizaciones financieras globales esto puede suponer un ahorro enorme, ya que la compañía solamente paga por la llamada con tarifas nacionales en lugar de abonar el precio desorbitado de las llamadas en roaming.

Mediante el uso de estas tecnologías, las compañías pueden grabar y registrar de forma segura cada llamada sin necesidad de implementar nuevo hardware o programas de formación para los empleados. Realizar las llamadas de móviles por Internet es una forma de ayudar a las organizaciones a mantener la conformidad regulador con una inversión e impacto sobre los usuarios mínima. La grabación de llamadas también puede servir como control de calidad y ayudar a las organizaciones a mejorar de forma continúa su servicio de atención al cliente garantizando que los problemas son resueltos rápida y eficientemente. De esta forma, los conflictos pueden ser evitados antes de que tengan incluso lugar, lo que preserva y mejora de reputación de la empresa. La tecnología también protege los resultados de la organización, dado que las multas económicas asociadas con las faltas en el cumplimiento normativo han crecido de forma exponencial en los últimos años – y las trasgresiones se están convirtiendo en objetivo no sólo de los legisladores, sino de los medios y del público.

El surgimiento y evolución de la tecnología está cambiando para siempre el modo en que se realizan los negocios. La habilidad para dirigir el negocio desde un teléfono móvil o un smartphone, por ejemplo, no es solamente algo que ya ocurre de forma habitual en muchas empresas, sino que es un requisito vital en un mundo cada vez más móvil y globalizado. Y aún más, a medida que las empresas adopten estas tecnologías, nuevos desafíos y oportunidades aparecerán como resultado.

Las empresas que se enfrentan a nuevas regulaciones y normativas tienen ahora la oportunidad de investigar e implementar nuevas tecnologías no sólo para poder mantener la conformidad, sino para hacer sus compañías más competitivas. Para aquellos que se adaptan y preparan hoy, la transición será muy suave, y el principal cambio que perciban estas compañías será una mejora en la productividad y eficiencia de sus comunicaciones. Aquellos que no lo hacen se encontrarán con un enorme barullo cuando llegue el momento, con soluciones potencialmente costosas, interrupciones del servicio y clientes insatisfechos.

Conformidad va a ser siempre la palabra clave en el sector financiero, pero sólo con unas pocas actualizaciones en los sistemas e infraestructuras existentes, puede ponerse en marcha una solución integrada, una que permita no solamente cumplir con la normativa sino incrementar la productividad y brindar un ahorro considerable al negocio como un todo.

Puntos clave:

• A medida que la tecnología iba evolucionado y las operaciones empresariales se volvían digitales, el sector financiero en particular necesitaba asegurar que estas herramientas digitales mantenían su conformidad con el ciclo de vida de la información
• Muchas compañías de servicios financieros todavía trabajan con redes antiguas, conocidas como sistemas "legacy".
• Las empresas que se enfrentan ahora a nuevas regulaciones y normativas tienen la oportunidad de investigar e implementar nuevas tecnologías no sólo para poder mantener la conformidad, sino para hacer sus compañías más competitivas.