TRIBUNA
El ahorro de costes, una opción inteligente en tiempos de crisis
 Por Julio Olivares, presidente y fundador de DocPath
La supervivencia se ha convertido en los últimos dos años en casi un lema para muchas empresas que han visto cómo sus beneficios se reducían de forma drástica. Aunque las pymes han sido y continúan siendo las más afectadas por la difícil coyuntura económica que atravesamos, lo cierto es que las grandes organizaciones no han podido mantenerse al margen de este 'sálvese quien pueda'.
El mejor ejemplo lo encontramos en las entidades financieras. Hasta hace poco, pensábamos que la Banca constituía un pilar de crecimiento sólido, sin embargo solo hace falta echar la vista atrás unos meses, para recordar la quiebra de Lehman Brothers, la inyección de capital que el gobierno holandés tuvo que realizar en ING Direct para garantizar su supervivencia o las fusiones que en España se han visto obligadas a llevar a cabo numerosas cajas de ahorro para continuar dando servicio a sus clientes.
Las entidades financieras al igual que el resto de las pymes y particulares están entendiendo en los últimos tiempos el verdadero significado de la frase 'apretarse el cinturón' y la mejor prueba de ello es la política de reducción de créditos y costes que han adoptado.
La tecnologÍa, una pieza clave en la recuperaciÓn
Esa reducción está afectando de manera directa a los departamentos de Sistemas de los bancos, que han visto como los presupuestos que les estaban asignados se reducían a la mitad. Los responsables de negocio exigen ahora a sus CIOs adoptar tecnologías innovadoras, pero quieren que esas tecnologías no impliquen la puesta en marcha de proyectos a largo plazo en los que los beneficios tarden en aparecer.
¿Cuál es entonces la solución? Contratar productos que no les supongan desorbitadas inversiones económicas y que puedan dar frutos muy rápidamente, de manera que el retorno de la inversión se produzca de forma casi inmediata.
Y es que la tecnología ha pasado a convertirse en una pieza esencial en la recuperación de las entidades financieras. Aquellas que mejor sepan adaptar los nuevos avances tecnológicos al negocio serán las que conseguirán mayores reducciones de costes, incrementos de productividad y como consecuencia de todo ello, mejoras en la percepción por parte de los clientes de su imagen corporativa.
En tiempos de crisis, resulta fundamental ser cuidadoso con las inversiones que se realizan, sin embargo quedarse quieto o estancado, no parece una opción si lo que se quiere es seguir en el mercado y mantener una posición privilegiada respecto al resto de los competidores.
Proyectos que generan ahorro
Las estrategias que implican la implementación del cloud computing o la virtualización pueden ser muy adecuadas para las entidades financieras en un futuro, sin embargo, en estos momentos, podría suponer la incursión en un proyecto a largo plazo de resultados algo inciertos.
Por el contrario, la puesta en producción de soluciones de software documental pueden facilitar, y mucho, a las oficinas bancarias el control de unos costes, a menudo infravalorados, los relacionados con la generación y distribución de los documentos.
Estos proyectos, que pueden estar en funcionamiento en un par de meses, no solo consiguen reducir los gastos asociados a la impresión del papel en hasta un 40%, también permiten mejorar los procesos internos de una compañía e incrementar su productividad de manera muy significativa.
Pensemos, por ejemplo, en las posibilidades que ofrece Internet. Gracias a ellas y a las capacidades del software documental, las entidades financieras pueden generar documentos en tiempo real en un entorno web. ¿Qué supone esto? En primer lugar, que el cliente no tendrá que desplazarse hasta su oficina bancaria para solicitar determinados documentos y en segundo lugar, que el banco no tendrá que imprimir ese documento con el gasto de papel, tinta, ensobrado o mensajería que este proceso conlleva.
Si pensamos en un único cliente, el ahorro es prácticamente insignificante, pero si somos conscientes del volumen de documentos que los usuarios de una entidad solicitan y que el Banco se ve obligado a producir, nos daremos cuenta de la importancia que la implantación de un software de estas características puede suponer.
Más aún si tenemos en cuenta otras de las ventajas que el software documental ofrece, como puede ser el control de la impresión a través de sistemas que permiten establecer cuotas por usuarios o departamentos y generar informes detallados de esta actividad, o la reducción del espacio y los recursos destinados al almacenamiento de documentos a través de sistemas eficientes que hacen posible invertir un 99% menos de espacio por cada documento guardado. |
