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TRIBUNA

Software documental, una pieza clave en la productividad del sector bancario

Por Julio Olivares, presidente y fundador de DocPath

Si hay un sector que durante los últimos años se ha erigido como catalizador de las nuevas tecnologías en nuestro país, este ha sido sin duda el bancario. Las entidades financieras han comprobado los beneficios que podía proporcionarles disponer de una sólida infraestructura tecnológica y lejos de acomodarse, una vez implementada, han continuado apostando por todo tipo de desarrollos informáticos.

Adoptar políticas de Business Intelligence, embarcarse en proyectos de Arquitecturas Orientadas a Servicios cuando casi nadie había oído hablar de SOA o promover la virtualización, son algunos de los riesgos que las entidades financieras han asumido a lo largo del tiempo y, a juzgar por los resultados, esta política emprendedora ha sido todo un acierto. Hoy en día, la optimización de los procesos de negocio en el sector bancario está fuera de toda duda y su productividad a nivel mundial es de sobra conocida.

Los éxitos cosechados por la Banca tienen mucho que ver con la actividad que desarrolla, pero no se debe menospreciar el valor que la tecnología ha aportado a esta área, también en lo que a la satisfacción del cliente se refiere. Junto a las campañas de Marketing y las promociones anunciadas, lo que hace que un ciudadano confíe en una u otra entidad financiera son los servicios y el respaldo que cada oficina bancaria le ofrece.

La tecnologÍa documental, una "vieja" aliada

A pesar de ser muchas las tecnologías que han contribuido a convertir a los bancos en organizaciones competitivas, lo cierto es que el software documental ha sido casi desde siempre un efectivo compañero de viaje. Gracias a esta tecnología las entidades financieras pudieron suprimir sus preimpresos hace ya más de 18 años, lo que supuso un gran ahorro de costes para ellas.

Lejos de quedarse ahí, la Banca ha seguido apostando por los desarrollos que el software documental ha ido adoptando, lo que ha contribuido de forma significativa a agilizar sus procesos internos, controlar sus costes, incrementar su productividad y mejorar su imagen corporativa.

La elección de esta tecnología no ha sido casual. Debemos tener en cuenta que una oficina bancaria produce y gestiona cientos de documentos en un solo día. Facturas, pólizas, recibos, extractos... todos ellos deberían poder generarse en pocos segundos y su aspecto tendría que ser siempre impecable.

Gracias a las herramientas de diseño que el software documental ofrece los documentos pueden ser customizados en función de las necesidades de cada entidad financiera: incorporar color, añadir gráficos en dos y tres dimensiones o integrar mensajes promocionales personalizados es hoy una tarea sencilla para este tipo de organizaciones.

Una solución integral

Una vez diseñados, los documentos pueden ser entregados a los clientes a través de diferentes canales de comunicación. El correo postal, el email o el fax, son solo algunas de las vías posibles, ya que la banca electrónica ha abierto nuevas opciones, que los clientes quieren disfrutar.

Las entidades financieras trabajan con múltiples entornos y en cada uno de ellos existe una necesidad documental diferente. La red de oficinas se encarga de la generación e impresión en tiempo real de contratos, extractos y recibos; el entorno batch de la producción masiva de documentos y de su envío a través del correo tradicional o el email y el portal Web de clientes de la generación dinámica de documentos PDF personalizados para su visualización e impresión.

Existen proveedores que ofrecen respuesta a todos estos retos bajo el paraguas de una solución documental única e integrada, lo que facilita enormemente la adopción de nuevas tecnologías, su integración con el resto de las aplicaciones presentes en una organización y la obtención de un rápido retorno de la inversión realizada.

Una gestiÓn que ahorra costes

El incremento de la productividad en una entidad financiera no se consigue únicamente a través de aplicaciones de diseño, generación y distribución de documentos, existe un factor más que está íntimamente relacionado con la gestión de toda la información que la empresa maneja y con la rapidez de respuesta que se proporciona a los clientes.

Si una oficina bancaria genera cientos de documentos y no es capaz de gestionarlos adecuadamente, el servicio que se dará a los usuarios de la entidad será claramente deficiente. Por ello, es importante contar con un sistema de almacenamiento y recuperación que nos permita guardar el mayor volumen de información en el mínimo espacio posible y sea capaz, además, de realizar una búsqueda del documento solicitado en un breve periodo de tiempo.

Algunos programas de gestión documental están preparados para soportar enormes cargas de almacenamiento sin que esto afecte de forma negativa a los costes de la organización. Se trata entonces de optimizar el espacio y de hacer más productivas tareas que hasta hace poco se desarrollaban de forma manual o con sistemas poco preparados para tal fin.

Las posibilidades que el software documental ofrece al sector bancario son extraordinarias y con el respaldo de las entidades financieras, los proveedores podremos seguir haciendo desarrollos que mejoren la capacidad competitiva de las empresas que forman este área de negocio.