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La gestión documental en las entidades financieras, una oportunidad de oro para los proveedores de servicios

Tribunas | PALOMA BEAMONTE, PRESIDENTA Y CONSEJERA DELEGADA DE XEROX ESPAÑA

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Según un informe de EMC Digital Universe Study, publicado en abril de 2014 a partir de una investigación realizada por IDC, el universo digital se duplica cada dos años y se espera que alcance los 44.000 zettabytes en 2020.

Para poner esto en perspectiva, cabe subrayar que un solo exabyte de almacenamiento puede contener 50.000 años de vídeo de alta calidad. Esto es el universo digital. Otro estudio de 2013 de Smithers Pira, una organización de investigación de la industria de impresión, indica que cerca de 50.000 millones de páginas se imprimen en el mundo anualmente . Todo ello, agitado en la misma coctelera, da como resultado una explosión de contenido y una realidad: hay más datos, estructurados y no estructurados, que nunca.

Este cambio de paradigma tecnológico es transversal, afecta a todos los sectores, aunque no por igual. Las entidades de banca y seguros, siempre pioneras en la inversión TI, también son quienes más acostumbradas están a trabajar con ingentes cantidades de datos. La mayoría de esos volúmenes de información contienen datos vitales sobre clientes, productos, servicios y procesos, que revelan lo que a una organización más le interesa: conocer mejor a su cliente. Esta información se convierte en la nueva moneda de cambio, en el valor añadido para el negocio.

El reto de las entidades financieras es intentar averiguar la forma de dar sentido a todo esto, de extraer valor de sus volúmenes masivos de información. ¿Cómo pueden garantizar que gestionan esta información de manera segura y de hacerla llegar a los perfiles de empleado adecuados, en el lugar y tiempo precisos? Es una cuestión importante y la respuesta es: implantar buenas prácticas de gestión documental.

¿CUÁL ES EL COSTE DE UN FALLO EN EL PROCESO DOCUMENTAL?

Cualquiera que dude que la gestión documental es crítica para la productividad y el éxito del negocio debería considerar que el coste global de los fallos es exponencialmente más elevado que los costes no contemplados de rehacerlo todo, volver a revisar y perder oportunidades y clientes.

En los últimos tiempos, una mala gestión de la información de la compañía puede traducirse en:

  • Falta de productividad

  • Costosas interrupciones del flujo de trabajo

  • Pérdidas irreparables de propiedad intelectual

  • Multas y demandas que pueden suponer hasta millones de euros

Para que quede aún más claro, la gestión adecuada de documentos digitales e impresos y sus procesos asociados es mucho más que una cuestión de eficiencia y de costes de back-office.

En consecuencia, los responsables de tomar decisiones en un banco son cada vez más receptivos a confiar en un partner que les oriente en cómo deben ser creados, compartidos, gestionados y destruidos los documentos impresos y digitales.

LOS BANCOS BUSCAN A LOS MEJOR PREPARADOS

Los proveedores de servicios de gestión documental tienen una oportunidad para obtener una ventaja competitiva de este elevado riesgo. ¿Cómo pueden ganarse la confianza del sector financiero y asegurador?:

  • Lidiar con los riesgos: Prácticamente cualquier organización ha tenido experiencias negativas en los procesos de gestión documental. Cuando un banco o una caja de ahorros reporta riesgos costosos y problemas de cumplimiento normativo debido a un mal funcionamiento de sus procesos, los proveedores especializados tienen ante sí una ocasión única para demostrar que el verdadero valor para el negocio va más allá del tradicional ahorro de costes. Las evaluaciones iniciales de estas soluciones deberían servir para certificar que cumplen con unos requisitos mínimos de mitigación de riesgos y con las especificaciones regulatorias del sector financiero.

  • Ser un agente del cambio: No son pocos los bancos que descubren fallos en sus procesos documentales debido a la delegación errónea de responsabilidades. Normalmente, los procesos decisorios que afectan al conjunto de la entidad en estos aspectos van más allá del alcance de la Dirección. Conscientes de esto, los proveedores de servicios pueden ser los agentes de un cambio cultural uniendo el proceso documental y la revisión de la gestión para un cambio organizacional, trasladando las decisiones sobre gestión de documentos a los directivos sujetos a un control y a unas garantías suficientes. Asimismo, los proveedores pueden desplegar la mejor tecnología, pero si se hace sobre protocolos obsoletos, el sistema continuará siendo ineficiente.

  • Convertirse en un asesor de confianza: Los proveedores de servicios documentales son expertos en este campo y pueden proporcionar una perspectiva externa para apuntalar procesos del negocio. Estos proveedores continuarán optimizando la gestión de documentos y asegurándose de que los cambios necesarios son implementados. Mediante la provisión de una guía estratégica y de su compromiso, los proveedores se convertirán en asesores fiables, preparados para construir relaciones sólidas con sus clientes.

Sobre todo, estas compañías de servicios tienen ante sí un campo abonado para añadir valor al sector financiero. La gestión de la información significa un enorme desafío y las soluciones tecnológicas pueden ayudar a cambiar la tendencia tradicional y convertir el riesgo en una oportunidad.

Nuestra estrategia, reconocida por los principales analistas del sector, y que están implementando los proveedores de servicios de impresión de Xerox se deben llevar a cabo tres etapas necesarias para ahorrar costes:

  • Evaluar y optimizar para conocer los costes reales que suponen los procesos de impresión y diseñar una solución que permite conseguir ahorros de hasta el 30%. Se obtiene información fiable del cliente evaluando los dispositivos de impresión que tiene instalados, sus procesos de negocio, etc., para proporcionarle la inteligencia de negocio que le ayudará a reducir aún más sus costes y mejorar su sostenibilidad.

  • Asegurar e integrar - En esta fase el objetivo es mejorar la movilidad de los empleados a través de soluciones como la impresión móvil, reducir la carga de trabajo de TI con la integración de un Helpdesk, implantar soluciones basadas en la nube y gestionar los servidores y colas de impresión.

  • Automatizar y simplificar – Esta es la fase de mejora de la productividad del cliente y de automatización de los flujos de trabajo que implican un uso intensivo de documentos. De esta forma se reducen los volúmenes de impresión innecesarios y se optimizan los flujos de trabajo.

The Future of Global Printing to 2018”

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